Hände wurden geschüttelt, Helfern wurde gedankt, Ihre Gäste sind mit einem Lächeln nach Hause gegangen, der Saal ist wieder ordentlich. Das klingt nach dem Ende eines gelungenen Events. Doch ganz so einfach ist es nicht. Wieso Sie nicht nur Zeit in die Planung und Durchführung eines Events, sondern auch in die Nachbereitung investieren sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Nach einem abgeschlossenen Event bietet es sich an, gemeinsam im Organisationsteam kritisch auf das Projekt zu schauen. Was lief in der vorangegangenen Planungsphase gut, wo sieht man Optimierungspotenzial? Gab es im Laufe der Veranstaltung Patzer oder verlief alles reibungslos? Woran lag das? Da jeder Raum für seine Gedanken hat, erhält man am Ende der Feedbackrunde ein Potpourri an Optimierungsideen für das nächste Event, aber auch für die Zusammenarbeit im Allgemeinen. Durch positive Wortmeldungen können Sie einfacher Best Practices identifizieren. Dokumentieren Sie diese – für das Organisationsteam und als wertvollen Beitrag für Ihren Unternehmensblog.
Vergessen Sie außerdem nicht, sich Feedback von Ihren Teilnehmern und Gästen einzuholen. Das kann entweder mit einem Fragebogen während der Veranstaltung oder in einer nachgelagerten Umfrage passieren. Mit eyepinX haben Sie ein Eventmanagement-Tool, mit dem Sie automatisiert eine Umfrage an Ihre Gäste verschicken können und sich so ganz einfach das wertvolle Feedback Ihrer Teilnehmer einholen können. Dieses wird Ihnen ebenso wie die offene Feedbackrunde bei der Planung und Bewertung Ihres nächsten Events weiterhelfen.
Die Eindrücke Ihrer Besucher sind noch ganz frisch – nutzen Sie diese Aufmerksamkeit, um sie langfristig für sich zu gewinnen. Bedanken Sie sich direkt am nächsten Tag für das Kommen und stellen Sie Fotos und Materialien zur Verfügung. So bleibt nicht nur das Ereignis an sich, sondern auch Sie als Unternehmen in guter Erinnerung. Mit einem Aufruf zum Teilen in den sozialen Medien können Sie Ihre Reichweite erhöhen.
Dies war nicht die einzige Veranstaltung, die Sie planen? Dann informieren Sie Ihre Teilnehmer direkt im Anschluss per E-Mail über bevorstehende Termine!
Ihr großes Ereignis stellt ein hervorragendes Thema innerhalb Ihrer Kommunikationsplanung dar. Sie können beispielsweise in einem Rückblick auf Ihrem Blog einen Eindruck über die Ereignisse geben. Es ist auch denkbar, in einer Pressemeldung von Ihrer Veranstaltung zu berichten und diese an die Medien zu senden. Oder Sie nutzen das Material für Ihren nächsten Post auf Facebook, LinkedIn und Co. Sammeln Sie noch während des Events Stimmen der Teilnehmer, die Sie als Zitate in Ihre Kommunikation einfließen lassen. Das wird Ihren Bericht lebendiger und authentischer machen.
Ein gelungenes Event ist nur ein Teilerfolg – Sie können am Ende des Tages noch nicht beurteilen, wie erfolgreich es wirklich war. Das können Sie nur bewerten, wenn Sie die vorab definierten Ziele mit dem Ist-Zustand vergleichen. Lagen Sie innerhalb des geplanten Budgets? Haben Sie die gewünschte Anzahl an Messekontakten oder Leads erreicht? Lag der Anteil der No-Shows unter dem gewünschten Wert? Praktische Statistiken in einigen Eventmanagement-Tools helfen Ihnen bei der Bewertung Ihrer Ziele.
Die Nachbereitung Ihres Events verfolgt also mehrere Zwecke innerhalb Ihres Marketings. Deshalb sollte diese Phase, trotz der abfallenden Last, sobald die Türen des Veranstaltungsortes ins Schloss gefallen, nicht vernachlässigt werden. Blocken Sie sich schon während der Vorbereitungsphase Zeit nach der eigentlichen Veranstaltung. So haben Sie genügend Luft, um sich dem letzten Akt des Eventmanagements zu widmen. Und vergessen Sie nicht, sich selbst zu feiern.
Autor: Franz Kolostori
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