Ein gelungener Start Deiner Veranstaltung, und damit ein guter erster Eindruck, ist die Voraussetzung für ein tolles Event mit zufriedenen Teilnehmern. Lange Warteschlangen, mühsame Kontrollen und aufwändige Ticketchecks sind, heute mehr denn je, nicht mehr zeitgemäß und ein absolutes No-Go.

Für ein reibungsloses Einlassmanagement gibt es einige Tipps und Tricks mit denen Du auf Nummer sicher gehen kannst:

• Vorab gut informieren ist das A und O

Im Grunde genommen fängt es bereits mit der ersten Einladung an. Desto besser Du deine Teilnehmer über die Online Registrierung und die Online Ticketing Möglichkeiten informierst, umso besser werden sich Deine Gäste auf den Einlass vorbereiten. Gut gestaltete Eventwebsites, die Deine Gäste simple und schnell durch die Registrierung und das Online Ticketing führen, helfen Dir schon vorab, einen gelungenen Einlass vorzubereiten.

• Das Einlassmanagement auf die Location und die Teilnehmerzahl abstimmen

Auch in diesem Fall ist eine gute Vorbereitung die halbe Miete. Je nach Art und Größe der Veranstaltung, gibt es unterschiedliche Anforderung, die erfüllt werden müssen, um einen gelungenen Einlass zu gewährleisten. Auch das Sicherheitskonzept der Veranstaltung spielt hierbei eine große Rolle. Umso strenger und genauer die Zutrittskontrollen durchgeführt werden sollen, desto mehr Personal bzw. Einlassstationen sollten eingeplant werden. Einsparen ist hier aber definitiv der falsche Ansatz. Plane lieber etwas großzügiger, um Deinen Gästen einen gelungenen Empfang zu bereiten.

• Maximalen Komfort für die Teilnehmer bieten

Mit dem Einsatz einer professionellen Event Marketing Software und der passenden Einlasslösung kannst Du es deinen Gästen noch einfacher machen und ihnen bspw. kurz vor der Veranstaltung nochmals die wichtigsten Informationen wie, Anfahrts- und Parkmöglichkeiten, einen detaillierten Lageplan, Infos zum genauen Ablauf sowie nochmals den Code für die bevorstehende Einlasskontrolle, zusenden. So kannst Du dafür sorgen, dass bereits das Ankommen und vor allem der Einlass zum positiven Erlebnis für Deine Gäste wird.

• Auf die richtigen Tools für die Einlasskontrolle setzen

Es gibt mittlerweile eine große Auswahl an unterschiedlichsten Möglichkeiten eine Einlasskontrolle zu gestalten. Diese fangen für kleinere Events mit reinem Einlass-Check via Scan an und gehen über den Scan via Handscanner und den klassischen Druck von Tickets oder Badges bis hin zu Handheld-Scannern oder das Scannen über eigene Devices mit Hilfe von Event-Apps, den Einlass über Wirstbands mit QR-Code oder ID-Cards. Die Auswahl ist groß und sollte je nach Veranstaltungstyp passend gewählt werden, um den Einlass optimal auf die Veranstaltung die und die Teilnehmer abzustimmen.

• Den Überblick mit Hilfe von Auslastungsmonitoring behalten

Echtzeit-Statistiken bieten Dir die Möglichkeit immer auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Egal, ob vor Ort oder von Außerhalb. Sobald Deine Gäste eingecheckt haben, z. B. via QR-Code, hast Du einen Überblick, wie viele Teilnehmer sich bereits auf der Veranstaltung befinden. Mithilfe von vorab definierten Teilnehmergruppen und der Zusendung entsprechender Einlasscodes, kannst Du einen noch detaillierteren Überblick erlangen bzw. bestimmte Teilnehmergruppen, wie VIPs oder Referenten automatisiert identifizieren und direkt entsprechend begrüßen oder mit weiteren Infos versorgen.

• Daten über Besucherströme nutzen

Um Dein Einlassmanagement laufend zu verbessern und aus eventuellen Fehlern zu lernen, bietet sich die Auswertung aller erfassten Daten an. Mit dem Einsatz eines professionellen Einlassmanagements werden Dir eine Vielzahl an Daten, wie die Anzahl der tatsächlich erschienen Teilnehmer, die Anzahl der angemeldeten Gäste, die nicht erschienen sind, Peak-Zeiten beim Einlass sowie Informationen darüber, wie lange sich Teilnehmer am Event aufgehalten und für welche Teile der Veranstaltung sie sich interessiert haben, u. v. m., geboten. Die Analyse dieser Daten nach der Veranstaltung kann im Hinblick auf das nächste Event sehr hilfreich sein.

• Eine kurze Umfrage in das Follow-Up integrieren

Möchtest Du eine direkte Rückmeldung Deiner Gäste zur Veranstaltung und auch speziell zum Einlassmanagement, kannst Du in deinem Follow-Up eine kurze Online Umfrage einbauen in der auch das Thema „Einlass“ mit einer Frage behandelt wird. So erhältst Du direktes Feedback, das Du für Deine nächste Veranstaltung nutzen kannst.