1. Der Betreff der Einladungs-Mail

Die Einladungs-Mail ist in den meisten Fällen der erste echte Kontakt mit einem Event. Noch bevor Design, Inhalt oder Speaker wahrgenommen werden, entscheidet der Betreff darüber, ob die Einladung überhaupt geöffnet wird. Er ist damit nicht nur ein formaler Titel, sondern die erste Botschaft des Events. Trotzdem werden Betreffzeilen häufig lieblos formuliert: Neutral, austauschbar und ohne echten Mehrwert. Das Ergebnis: Die Einladung geht im Posteingang unter.

Wirksam statt austauschbar:

Don’t: „Einladung zum Event am 12. April“

Do: „Was du aus unserem Event wirklich mitnimmst“

Tipp: Ein guter Betreff kommuniziert nicht das Stattfinden des Events, sondern dessen Nutzen. Er macht neugierig, stellt einen klaren Mehrwert in Aussicht und spricht die Perspektive der Empfänger an.

2. Das Timing der Reminder-Mail

Zu viele oder zu späte Reminder wirken schnell nervig oder kommen überhaupt zu spät. Eine klare und reduzierte Kommunikation ist hier von Vorteil:

• Ein Reminder etwa 7 Tage vor dem Event – zur Orientierung und zur erneuten Verankerung im Kalender.
• Ein weiterer Reminder 1-2 Tage vorher – zur konkreten Vorbereitung und Einstimmung.
• Optional: Eine kurze Mail am Eventtag – mit praktischen Informationen, wie Startzeit, Zugangslink oder Location und Anfahrtsplan.

Tipp: Jeder Reminder sollte dabei unbedingt einen Zweck erfüllen und einen neuen Mehrwert liefern. Immer dieselben Nachrichten reduzieren die Aufmerksamkeit.

3. Die Landingpage – Klarheit schlägt Kreativität

Natürlich sind schön gestaltete Eventseiten wichtig. Design schafft Vertrauen, sorgt für einen professionellen ersten Eindruck und ordnet das Event klar einem Veranstalter zu. Dennoch rufen Besucher eine Eventseite meist mit ganz konkreten Fragen auf: Worum geht es? Ist das Event für mich relevant? Was erwartet mich inhaltlich und zeitlich? Je klarer diese Detailinformationen aufbereitet sind, desto einfacher fällt die Entscheidung für eine Anmeldung.

Tipp: Eine gute Eventseite lässt sich in etwa 30 Sekunden scannen. Wer dafür scrollen, suchen oder interpretieren muss, springt womöglich ab. Statt kreativer Texte funktionieren in diesem Fall oft klare Zwischenüberschriften, Bulletpoints und konkrete Aussagen besser.

4. Die ersten Minuten des Events

Bei Live-Events entsteht der erste Eindruck nicht auf der Bühne, sondern beim Einlass. Ein klar geregeltes Einlass-Management entscheidet darüber, wie organisiert und wertschätzend ein Event wahrgenommen wird.

Ein klarer Check-In (Event-Software, QR-Codes oder feste Ankunftszeiten) sorgt dafür, dass Teilnehmende ohne Stress ankommen können. Lange Warteschlangen, Unsicherheiten oder technische Verzögerungen wirken dagegen direkt negativ und lassen sich später oft kaum kompensieren.

Der zweite entscheidende Moment – eine kurze, klare Eröffnungsrede:

• Ein bewusster Startpunkt
• Klares Erwartungsmanagement
• Eine kurze Orientierung: Was passiert wann?

Wenige Sätze reichen dabei oft aus, um Struktur zu geben und Wertschätzung zu zeigen.

Tipp: Ein durchdachtes Einlass-Management und ein klarer Start gehören zusammen. Wer beides ernst nimmt, schafft eine positive Grundstimmung, noch bevor der eigentliche Content startet.

5. Die After-Event-Mail

Ein gutes Follow-Up nach dem Event entscheidet darüber, ob Inhalte nachwirken oder schnell vergessen sind. Auch Kontakte können so nachhaltig vertieft werden. Trotzdem wird dieser Punkt der Event-Kommunikation häufig unterschätzt und auf ein kurzes „Danke fürs Dabeisein“ reduziert oder ganz weggelassen.

Eine gute After-Event-Mail sollte deshalb mehr als nur reine Höflichkeit sein:

• Ein ehrliches Dankeschön für die Teilnahme und die investierte Zeit.
• Key Learnings oder ein kurzes Recap, dass die wichtigsten Inhalte noch einmal bündelt.
• Präsentationen oder Aufzeichnungen, damit Inhalte nachgelesen oder geteilt werden können.
• Optional: Klare nächste Schritte, z. B. weiterführende Inhalte, Kontaktmöglichkeiten oder ein Folge-Event.

Oder ganz einfach eine Bildergalerie mit den schönsten Momenten des Events – holt Teilnehmende emotional zurück ins Event und kann das positive Gefühl „verlängern“. Wer nicht dabei sein konnte bekommt einen authentischen Eindruck der Atmosphäre.